Mengelola Order Penjualan

PENGERTIAN ORDER PENJUALAN

Maju mundurnya suatu perusahaan banyak dipengaruhi oleh dapat tidaknya perusahaan itu menjual produk yang dipasarkannya. Oleh karena itu kegiatan penjualan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu perusahaan, sehingga bagian penjualan sering disebut sebagai ujung tombak bagi suatu perusahaan dalam mencapai target penjualan yang telah ditetapkan. Kegiatan penjualan akan diawali dengan adanya order atau pesanan dari pihak pembeli yang diterima oleh bagian order penjualan. Order pembelian yang disampaikan pihak pembeli tersebut, oleh pihak penjual disebut dengan istilah order penjualan. Kegiatan penjualan perusahaan dapat dilakukan secara tunai ataupun secara kredit. Transaksi penjualan tunai akan mengakibatkan adanya penyerahan barang dagangan kepada pembeli dan menimbulkan adanya penerimaan kas dari pembeli. Transaksi penjualan kredit akan mengakibatkan adanya penyerahan barang dagangan kepada pembeli dan menimbulkan adanya piutang kepada pembeli. Bagian order penjualan merupakan bagian yang pertama menangani orde dari pembeli baik secara tunai maupun secara kredit, karena itu perlu penanganan yang sebaik mungkin sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pembeli dan akan menajadi pelanggan tetap perusahaan.

PROSEDUR ORDER PENJUALAN

Dalam penanganan order penjualan pada suatau perusahaan perlu adanya prosedur yang digunakan sebagi pedoman. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Kegitan administrasi yang dimaksudkan antara lain ; menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih dan memindahkan, serta membandingkan.

Prosedur sangat tergantung kepada jenis kegiatan perusahaan; jasa, dagang atau industri dan juga besar kecilnya perusahaan itu sendiri. Selain itu juga, cara penjualan tunai atau kredit akan mempengaruhi prosedur yang dibuat oleh suatu perusahaan. Penanganan kegiatan penjualan bagi perusahaan dagang yang memiliki standar prosedur operasional akan melibatkan bagian-bagian organisasi sebagai berikut :

1. Bagian Pejualan

Bagian Order Pejualan
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman Barang
Bagian Penagih

2. Bagian Kredit

3. Bagian Kasir

4. Bagian Akuntansi

· Bagian Piutang

· Bagian Kartu Persediaan

· Bagian Jurnal

PENANGANAN ORDER PENJUALAN

Order dari pembeli yang masuk ke perusahaan akan ditangani lebih lanjut oleh Bagian Penjualan. Seperti nampak dalam flow charts diatas penanganan lebih lanjut order penjualan oleh bagian penjulan yaitu dibuatkannya Faktur Penjualan Tunai untuk penjualan tunai dan Surat Order Pengiriman untuk penjualan kredit. Untuk penjualan eceran, pembeli akan datang sendiri ke perusahaan (toko) dengan kegiatan memilih barang, membayar di kassa, dan membawa barang sendiri dengan dilayani oleh pramuniaga. Berbeda dengan penjualan partai besar (grosiran),biasa pembeli tidak datang ke perusahaan, tetapi cukup mengirimkan Surat Order Pembelian. Surat Order Pembelian dibuat oleh pembeli berdasarkan Surat Penawaran Harga yang telah disampaikan oleh pihak penjual terlebih dahulu. Jika yang diterima berupa Surat Order Pembelian, maka Bagian Order Pejualan sebelum sebelum meproses lebih lanjut, maka perlu meneliti surat order tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan :

Keabsahan Surat Order Pembelian dengan melihat Nama, Logo, Cap Perusahaan dalam surat tersebut.
Mencatat Surat Order yang masuk dalam Buku Daftar Pelanggan yang sangat diperlukan untuk penjualan kredit.
Memperhatikan rencana pembayaran pelanggan, tunai atau kredit. Hal ini diperlukan untuk membuat bukti transaksi. Jika tunai akan dibuatkan Faktur penjualan Tunai, tepapi jika kredit akan dibuatkan Surat Order Pengiriman atau Faktur Penjulan Kredit tergantung prosedur yang dipakai
Memeriksa nama barang, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang untuk mempersiapkan barang apakah tersedia dalam jumlah yang cukup atau tidak.
Tanggal barang tersebut diperlukan oleh pembeli. Hal ini menentukan kapan barang tersebut harus dikirimkan oleh Bagian Pengiriman.
Syarat penyerahan barang yang diinginkan oleh pembeli. Apakah barang diserahkan ditempat penjual atau ditempat pembeli.
Rute pengiriman yang dikehendaki oleh pembeli jika barang harus diserahkan ditempat pembeli.
Apakah syarat pembayaran yang tercantum dalam Surat Order pembelian telah sesuai dengan syarat pembayaran yang diberikan oleh perusahaan pada saat menyampaikan Surat penawaran Harga.

Untuk lebih jelasnya perhatikan Surat Order Pembelian di bawah ini.

Contoh : Faktur Penjualan

DISTRIBUSI DOKUMEN PENJUALAN

Setelah kebenaran memerikasa keabsahan Surat Order Pembelian, selajutnya menyiapkan dokumen penjualan dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang tekait.

Penjualan Tunai Eceran

Dalam penjualan tunai secara eceran, order penjualan ditangani oleh Bagian Order Penjualan (pramuniaga). Dokumen yang dibuat adalah Faktur Penjualan Tunai atau Nota Tunai sebanyak 3 lembar dengan distribusi sebagai berikut :

Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
Lembar 2, diserahkan kepada Pembungkus barang
Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.

Penjualan Tunai Grosiran

Bagian Order Penjualan akan membuat Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut :

Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Gudang untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam Faktur dan kemudian menyerahkan ke Bagian Pengiriman
Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.

Penjualan Kredit

Dalam penjualan kredit, dokumen yang harus disiapkan oleh Bagian Order Penjualan adalah :

1. Surat Order Pengiriman (SOP) sebanyak 9 lembar dengan distribusi sebagai berikut :

Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang sesuai Surat Order Pengiriman.
Lembar 2, 3, 4, 5, dieserahkan kepada Bagian Pengriman. Lembar 4 sebagai perintah untuk mengrimkan barang dan lembar 5 untuk slip pembungkus. Sementara lembar 2 dan 3 untuk ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum sebagai bukti penyerahan barang untuk dimuat atau sebagai surat muat (bill of lading).
Lembar 6, dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa surat pesanan dari pembeli sudah diterima dan sedang diproses.
Lembar 7, diserahkan kepada Bagian Kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit.
Lembar 8, diarsipkan menurut abjad di Bagian Order Penjualan untuk kepentingan pelayanan kepada pelanggan dalam hal timbul pertanyaan mengenai barang yang dijual.
Lembar 9, bersama Surat Order Pembelian, Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi diarsip menurut tanggal pengririman, sebagai arsip untuk kepentingan pengawasan pengiriman barang.

2. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi Bagian Kredit, kemudian diarsipkan bersama Surat Order Pembelian dan Surat Order Pengiriman lembar 9.

3. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 dari Bagian Pengiriman, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan.

4. Mengirim kembali Surat Order Pengririman lembar 1 dan 2 kepada Bagian Penagihan untuk dibuatkan Faktur Penjualan

BACK ORDER

Yang dimaksud dengan back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi. Bentuk surat back order sebagai berikut :

Contoh Back Order :

Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan back order, misalnya seperti pada contoh berikut ini.

PT. Garuda pada tanggal 12 Juni 2008 menerima order penjualan sebanyak 1.400 unit barang yang harus dikirim tanggal 20 Juni 2008. Pada tanggal 20 Juni 2008, perusahaan hanya memiliki barang sebanyak 1.200 unit. Untuk sisanya sebanyak 200 unit berdasarkan persetujuan pembeli akan dikirim tanggal 28 Juni 2008. Dari data tersebut yang dimaksud dengan back order adalah untuk barang sejumlah 200 unit.

Cara pengelolaan back order tersebut sebagai berikut :

Bagian Order Penjulan pada tanggal 20 Juni 2008 membuat Surat Order Pengiriman, untu pesanan yang dipenuhi sebanyak 1.200 unit dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang terkait. Tetapi dalam hal ini Bagian Penagihan belum membuat Faktur Pejualan.
Bagian Order Penjualan pada tanggal 28 Juni 2008 membuat Surat Order Pengiriman, untuk 200 unit barang sisa yang belum terpenuhi pada tanggal 20 Juni 2008 dan mendistribusikannya kepada bagian yang tekait.
Bagian Penagihan membuat Faktur Penjualan setelah mendapat pemberitahuan dari Bagian Order Penjualan bahwa pesanan tersebut telah dikirim seluruhnya.

Contoh Penjualan Berkolom

Tgl.	No. Bukti	Keterangan	Piutang Dagang (Debet)	Kas (Debet)	Penjualan (Kredit)
Tgl.	No. Bukti	Keterangan	Piutang Dagang (Debet)	Kas (Debet)	Brg A	Brg B	Brg C	Brg D	Brg E

Data yang terdapat dalam jurnal penjualan tersebut selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan penjualan tiap jenis produk. Jurnal berkolom memiliki keterbatasan yaitu jumlah kolom untuk menampung produk yang dijual sangat terbatas. Oleh karena itu, untuk jenis produk yang lebih banyak lagi dapat digunakan work sheet (kertas kerja). Dengan menggunakan work sheet jumlah kolom yang disediakan untuk jenis barang lebih banyak dari pada menggunakan jurnal penjualan berkolom. Namun demikian jumlah kolom masih tetap terbatas, untuk itu setiap kelompok barang disediakan satu work sheet. Contoh bentuk work sheet sebagai berikut :
Work Sheet Penjualan Menurut Kelompok Produk

Kelompok Produk : Pakaian Jenis Produk : Pakaian Pria

Tgl.	No. Faktur	Total	Nama Produk
Tgl.	No. Faktur	Total	A	B	C	D	E	F	G	H	I




Jumlah

LAPORAN HASIL PENJUALAN

Laporan penjualan dapat disusun dalam bentuk sebagai berikut :

CV. KARYA MANDIRI SEJAHTERA
LAPORAN HASIL PENJUALAN
Bulan : ............................

LAPORAN HASIL PENJUALAN

No.	Kelompok Produk	Jenis Produk	Nama Produk	Total Penjualan
1.	Pakaian	Pakai Pria	A
			B
			C
			D
			dst

		Pakaian Wanita	A
			B
			C
			dst

2.	A T K	Pulpen	A
			B
			C
			dst

Jumlah

EVALUASI

Soal Evaluasi :

Pilihlah jawaban yang paling benar.
1. Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh Bagian Order Penjualan, kecuali …

a. Mencari order

b. Mencatat order yang diterima dari pelanggan

c. Membuat surat order pengiriman barang

d. Membuat laporan penjualan

e. Mencatat kuantitas barang dalam kartu barang

2. Dalam penjualan eceran tunai, Bagiam Order Penjualan membuat faktur (nota) penjualan tunai rangkap 3. Faktur (nota) penjualan tunai lembar pertama (satu) diproses lebih lanjut …

a. Diberikan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa

b. Diberikan kepada bagian pembungkus untuk membungkus barang yang dibeli

c. Diarsip sementara untuk membuat laporan penjualan

d. Dikirim ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam faktur

e. Ditempelkan pada barang yang telah dibayar lunas

3. Dalam penjualan eceran tunai, Bagiam Order Penjualan membuat faktur (nota) penjualan tunai rangkap 3. Faktur (nota) penjualan tunai lembar 2 (dua) diproses lebih lanjut …

a. Diberikan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa

b. Diberikan kepada bagian pembungkus untuk membungkus barang yang dibeli

c. Diarsip sementara untuk membuat laporan penjualan

d. Dikirim ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam faktur

e. Ditempelkan pada barang yang telah dibayar lunas

4. Surat Order Pengiriman ( SOP ) dalam penjualan kredit dibuat oleh ….

a. Bagian Pengiriman Barang

b. Bagian Kredit

c. Bagian Order Penjualan

d. Bagian Gudang

e. Bagian Penagihan

5. Berdasarkan Surat Order Pengiriman ( SOP ) lembar 1 dan 2 , maka dibuatkan faktur penjualan oleh ….

a. Bagian Pengiriman Barang

b. Bagian Kredit

c. Bagian Order Penjualan

d. Bagian Piutang

e. Bagian Penagihan

6. Faktur Penjualan lembar 2 dilampiri Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 digunakan sebagai dokumen pencatatan oleh ...

a. Bagian Pengiriman Barang

b. Bagian Kredit

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Piutang

e. Bagian Penagihan

7. Bagian Order Penjualan meminta persetujuan kredit untuk order penjualan kredit kepada ...

a. Bagian Akuntansi

b. Bagian Kredit

c. Bagian Keuangan

d. Bagian Piutang

e. Bagian Penagihan

8. Salah satu kegiatan Bagian Order Penjualan adalah mengawasi pengiriman barang. Bagian Order Penjualan akan mengetahui bahwa barang telah dikirim dan telah diterima oleh pembeli berdasarkan Surat Order Pengiriman ( SOP ) lembar 1 dan 2 dari ...

a. Bagian Pengiriman Barang

b. Bagian Kredit

c. Bagian Gudang

d. Bagian Piutang

e. Bagian Penagihan

9. Dalam penjualan dikenal adanya istilah term of payment. Yang dimaksud dengan istilah tersebut adalah …

a. Syarat penyerahan barang oleh penjual

b. Syarat pengiriman barang

c. Syarat pembayaran

d. Potongan pembayaran

e. Jangka waktu pembayaran

10. Back Order adalah surat pemberitahuan dan konfirmasi kepada pembeli bahwa sebagian pesanannya akan dipenuhi kemudian karena barang yang dipesan tidak cukup tersedia. Surat Back Order dibuat oleh ...

a. Bagian Pengiriman Barang

b. Bagian Kredit

c. Bagian Order Penjualan

d. Bagian Gudang

e. Bagian Penagihan

Contoh : Surat Order Pengiriman