PENGELOLAAN ADMINISTRASI KAS DAN BANK

MENGELOLA ADMINISTRASI KAS DAN BANK

Keamanan dan kecepatan dalam menyelesaikan transaksi keuangan menjadi dambaan bagi setiap perusahaan. Tetapi hal ini sangat kecil kemungkinannya  dapat berhasil dengan baik tanpa bantuan pihak lain. Oleh karena itu kerja sama dengan lembaga keuangan yaitu perbankan menjadi alternative pilihan yang harus diambil oleh suatu perusahaan. Perbankan akan membatu memberikan jasa meringankan pekerjaan perusahaan antara lain dalam hal menyimpan, mengeluarkan, dan menerima uang perusahaan dari transaksi yang terjadi. Adanya kerjasama dengan pihak perbankan maka untuk keamanan, perusahaan tidak lagi menyimpan uang tunai atau kas dalam jumlah yang besar diperusahaan. Uang tunai atau kas yang ada diperusahaan cukup dalam jumlah kecil sebatas untuk membiaya keperluan sehari-hari yang relative kecil. Dengan demikian, maka kas perusahaan tersimpan di dua tempat, yaitu di perusahaan dalam jumlah yang relative kecil yang biasa disebut Kas Kecil (Petty Cash) dan di bank dalam jumlah relative besar yang biasa disebut Kas Bank. Sebelum membicarakan mengelola administrasi kas bank, terlebih dahulu akan kita bahas tentang kas terlebih dahulu.

Dalam pengertian sehari-hari yang dimaksud dengan Kas (Cash), adalah sebatas uang kertas maupun uang logam yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran yang sah.. Sedangkan dalam Standar Akuntansi Keuangan menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kas ialah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Dengan demikian yang dimaksud kas dalam pengertian akuntansi meliputi uang kertas maupun uang logam dan benda-benda lain yang mempunyai sifat seperti uang. Adapun sesuatu dapat dikatakan kas apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :

• Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
• Dapat digunakan setiap saat bila diperlukan
• Penggunaannya bersifat bebas
• Diterima sesuai nominalnya pada waktu diuangkan

Dari uraian di atas, maka yang termasuk dalam golongan kas antara lain:

• Mata uang dalam negeri, yaitu Rupiah yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia ( BI )
• Mata uang asing yang dikeluarkan oleh negara lain, misalnya ; US dollar, Yen, Mark, dll
• Demand deposit, yaitu simpanan di bank yang setiap waktu dapat diambil kembali
• Cek sebagai pembayaran yang diterima dari pihak lain
• Trevelers Check ( Cek Perjalanan)
• Chasirs Check ( Kasir Cek)
• Wesel Pos

Ada beberapa yang secara sepintas nampak sebagai golongan kas namun tidak dapat digolongkan sebagai kas, antara lain:

• Uang yang disisihkan untuk tujuan tertentu
• Cek mundur
• Cek kosong
• Persediaan prangko
• Deposito berjangka
• Rekening giro pada bank di luar negeri yang tidak dapat segera dipakai

KELENGKAPAN PENGELOLAAN KAS BANK

Kegiatan utama yang berhubungan dengan kas meliputi tiga kegiatan, yaitu : Penerimaan Kas, Pengeluaran Kas, dan Penyimpanan Kas. Pengelolaan kas yang dilakukan perusahaan mungkin berbeda-beda, namum pada dasarnya akan mengarah kepada pengawasan kas yang bertujuan untuk keamanan kas dari penyelewengan ataupun kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu dalam rangka pengelolaan kas perlu dipahami lebih dahulu tentang Prosedur Penerimaan Kas, Prosedur Pengeluaran Kas, serta selanjutnya menentukan bahan dan alat yang diperlukan. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Bank Sebelum membicarakan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas lebih lanjut terlebih dahulu kita lihat apa yang dimaksud prosedur dalam lingkup akuntansi. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan kralikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Kegiatan klasikal itu sendiri adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar, dan buku lainnya, meliputi : Menulis Menggandakan Menghitung Memberi kode Mendaftar Memilih memindah Membandingkan Bahan dan Peralatan Dalam Pengelolaan Kas Bank Bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam pengelolaan kas bank secara akuntansi manual, antara lain: Bukti penerimann dan Pengeluaran Kas Buku jurnal penerimaan kas dan buku jurnal pengeluaran kas. Buku kas kecil Alat tulis kantor ( pulpen, pensil, penggaris dll) Kalkulator atau alat hitung lain Rekening koran dari bank Formulir-formulir laporan

IDENTIFIKASI MUTASI KAS dan BANK

a. Mutasi Kas Bank Bertambah dan berkurangnya kas disebabkan transaksi penerimaan ataupun pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan. Transaksi-transaksi tersebut, misalnya : Penerimaan Kas (Kas Bertambah) Pengeluaran Kas (Kas Berkurang) Setoran modal Pengambilan pribadi Penjualan tunai Pembelian tunai Penerimaan piutang Pembayaran hutang Pinjaman uang Bunga pinjaman Bunga simpanan Beban adminitrasi bank Penerimaan lainnya Pengeluaran lainnya b. Dokumen Mutasi Kas Bank Setiap transaksi yang terjadi harus dibuatkan dokumen transaksi sebagi dasar yang digunakan untuk melakukan pencatatan. Dokumen transaksi mutasi kas bank sebagai berikut : Dokumen penerimaan kas Dokumen sumber pencatatan dan dokumen pendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan penerimaan kas, antara lain : Bukti Kas Masuk / Kuitansi Faktur (Nota) Penjualan Tunai Pita Register Kas Daftar Surat Pemberitahuan (DSP) Surat Pemberitahuan (SP) Memo (Nota) kredit bank Bukti Setor Bank Dokumen pengeluaran kas Dokumen sumber pencatatan dan dokumen pendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas, antara lain : Bukti Kas Keluar / Kuitansi Faktur (Nota) Pembelian Tunai Faktur Pembelian Kredit Bukti Penerimaan Barang Bukti Permintaan Cek Permintaan Pengisian Kas Kecil Bukti Pengeluaran Kas Kecil Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil PENCATATAN MUTASI KAS BANK Mutasi kas terjadi karena adanya penerimaan dan pengeluaran kas. Transaksi penerimaan kas akan dicatat dalam Jurnal Penerimaan Kas, dan transaksi pengeluaran kas akan dicatat dalam Jurnal Pengeluaran Kas. Kedua jurnal tersebut secara periodik diposting kedalam buku besar sehingga akan diketahui saldo kas perusahaan. Sebagai gambaran mutasi kas dapat dilihat dalam contoh berikut ini. Contoh : Saldo Kas Bank UD. Pujasari pada tanggal 1 Desember 2007 sebesar Rp 105.000.000,00. Pencatatan mutasi kas yang terjadi selama bulan Desember 2007 nampak dalam Jurnal Kas Masuk, Jurnal Kas Keluar dan Buku Besar Kas Bank di bawah ini. Transaksi mutasi kas yang tejadi selama bulan Desember 2007 sebagai berikut : 01-Des-07 Diterima pembayaran dari Toko Nusantara atas faktur no 207 senilai Rp 50.8000.000,00 dengan BKM 402 dan slip setor bank no 203. 02-Des-07 Dibayar hutang lepada Toko Samudra atas faktur no 112 senilai Rp 41.500.000,00 dengan mendapat potongan Rp 830.000,00. Dibayar dengan cek no 374. 03-Des-07 Diterima pembayaran dari Toko Harum atas faktur no 210 senilai Rp 48.700.000,00 dengan mendapat potongan Rp 487.000,00. BKM 403 dan slip setor bank no 204. 04-Des-07 Dibayar biaya angkut penjualan Rp 800.000,00 kepada PO. SBN. BKK no 427  Cek no 375. 05-Des-07 Diterima pembayaran dari UD. Makmur atas faktur no 211 senilai Rp 62.400.000,00. BKM 403 dan slip setor bank no 204. 06-Des-07 Dibayar hutang lepada Toko Merdeka atas faktur no 1284 senilai Rp 38.700.000,00. Dibayar dengan cek no 376. 08-Des-07 Dibayar hutang lepada UD. Arta Buana atas faktur no 222 senilai Rp 24.175.000,00 dengan mendapat potongan Rp 483.500,00. Dibayar dengan cek no 377. 09-Des-07 Dibayar biaya angkut penjualan Rp 700.000,00 kepada PO. SBN. BKK no 430  Cek no 378. 10-Des-07 Diterima pembayaran dari Toko Harum atas faktur no 233 senilai Rp 75.500.000,00 dengan mendapat potongan Rp 755.000,00. BKM 405 dan slip setor bank no 206. 11-Des-07 Diterima pembayaran dari Toko Nusantara atas faktur no 365 senilai Rp 112.500.000,00 dengan mendapat potongan Rp 1.125.000,00. BKM 406 dan slip setor bank no 207. 11-Des-07 Diterima pembayaran dari UD. Makmur atas faktur no 444 senilai Rp 134.550.000,00 dengan mendapat potongan Rp 1.345.500,00. BKM 407 dan slip setor bank no 208. 12-Des-07 Dibayar hutang lepada PD. Rajawali atas faktur no 994 senilai Rp 19.625.000,00. Dibayar dengan cek no 379. 15-Des-07 Dibayar hutang lepada Toko Samudra atas faktur no 312 senilai Rp 300.400.000,00. Dibayar dengan cek no 380. 16-Des-07 Diterima dari hasil penjualan tunai sebesar Rp 11.250.000,00. BKM no.408, slip setor bank 209. 19-Des-07 Dibayar biaya telpon Rp 670.000,00. BKK no 433, Cek no 381. 22-Des-07 Diterima pembayaran dari Toko Nusantara atas faktur no 398 senilai Rp 67.750.000,00. BKM 409 dan slip setor bank no 210. 27-Des-07 Kas kecil diisi kembali Rp 1.309.000,00 untuk pengeluaran : Biaya perlengkapan Rp 290.000,00, Biaya operasi kendaraan Rp 262.000,00, Biaya umum usa Rp 287.000,00, Biaya iklan Rp 320.000,00, Biaya air dan listrik Rp 150.000,00 BUKU JURNAL PENERIMAAN KAS BUKU JURNAL PENGELUARAN KAS BUKU BESAR KAS

PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK

Sebagaimana telah disampaikan di muka, bahwa dalam upaya pengawasan kas, maka setiap penerimaan kas langsung disetor ke bank dan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan mengguna kan cek. Dengan demikian kas perusahaan akan tersimpan di bank, kecuali dana kas kecil yang disediakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil. Melihat seperti itu, maka saldo Kas Bank diperusahaan menunjukan jumlah uang perusahaan yang ada di bank dalam bentuk rekening giro (demand deposit). Pihak bank juga mempunyai catatan mengenai hutang rekening koran dengan tiap nasabahnya. Sebagi pertanggung jawaban, pihak bank setiap bulan akan mengirimkan laporan rekening koran kepada nasabahnya . Dalam laporan rekening koran bank akan memuat saldo awal bulan, setoran perusahaan bulan yang bersangkutan, pengambilan perusahaan bulan yang bersangkutan, dan saldo akhir bulan. Saldo akhir rekening koran dalam catatan bank menunjukan hutang bank kepada nasabahnya. Dengan demikian, perkiraan Kas Bank diperusahaan dan perkiraan hutang rekening koran di bank merupakan perkiraan timbal balik (resiprokal account) yang secara teoritis kedua perkiraan ini akan selalu sama.  Namun lain halnya dalam praktek ternyata kedua saldo tersebut sering berbeda. Perbedaan kedua saldo tersebut pada hakekatnya disebabkan karena adanya transaksi yang belum dicatat oleh salah satu pihak atau  karena adanya kesalahan dalam melakukan pencatatan baik yang terjadi dalam pembukuan perusahaan atau dalam pembukuan bank. Rekonsiliasi berarti menentukan hal-hal yang menimbulkan adanya perbedaan antara saldo menurut laporan rekening koran bank dengan saldo menurut pembukuan perusahaan. Setelah diketahui hal-hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, maka dapat ditentukan saldo kas yang benar. Untuk menemukan hal-hal yang menyebabkan perbedaan, pihak perusahaan dapat membandingkan antara catatan perusahaan dengan laporan rekening koran yang diterima dari bank. Catatan perusahaan yang dapat digunakan untuk mencari perbedaan kas, adalah jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas (register cek). Bentuk Rekonsiliasi Bank Ada beberapa cara penyusunan rekonsiliasi bank, salah satunya yaitu Rekonsiliasi saldo menurut bank dan saldo menurut perusahaan kearah saldo yang benar. Sedangkan leporan rekonsiliasi bank dapat disusu dalam bentuk : Sekontro (account form) Dalam bentuk ini saldo rekening koran bank dan saldo kas bank menurut catatan perusahaan disajikan dengan bentuk sebelah menyebelah (bentuk horisontal). Laporan (report form) Dalam bentuk ini saldo rekening koran bank dan saldo kas bank menurut catatan perusahaan disajikan dengan bentuk atas bawah (bentuk vertikal). Prosedur Rekonsiliasi Bank Setelah menerima Rekening Koran dari bank, pihak perusahaan akan membandingkan saldo kas bank menurut peusahaan dengan menurut rekening koran bank. Jika terdapat perbedaan, perusahaan harus segera menyampaikan laporan rekonsiliasi bank kepada bank yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu. Seandainya perusahaan tidak menyampaikan laporan rekonsiliasi kepada bank, maka pihak bank akan menganggap saldo menurut bank sudah benar.. Untuk itu, biasanya perusahaan akan segera melakukan rekonsiliasi bank jika terdapat perbedaan saldo dan dilakukan oleh petugas yang tidak terlibet dalam pengelolaan kas. Langkah selanjutnya setelah diketahui adanya perbedaan saldo adalah melakukan identifikasi penyeban timbulnya perbedaan saldo kas. Secara umum yang dapat menyebabkan perbedaan saldo kas menurut perusahaan dengan saldo menurut rekening koran serta pengaruhnya terhadap saldo sebelum rekonsiliasi sebagai berikut : Mempengaruhi saldo perusahaan : a. Menambah saldo perusahaan : Penerimaan yang  telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan, misalnya : Hasil inkaso bank Jasa Giro Transfer bank Kesalahan perusahaan mencatatan pengeluaran perusahaan terlalu  besar Kesalahan perusahaan mencatatan penerimaan perusahaan terlalu kecil. b. Mengurangi saldo perusahaan : Pengeluaran yang sudah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan, misalnya : Biaya administrasi bank Cek ditempat Kesalahan perusahaan mencatat pengeluaran terlalu kecil Kesalahan perusahaan mencatatan penerimaan perusahaan terlalu besar. Setoran cek tidak cukup dana / cek kosong. Mempengaruhi saldo bank : a. Menambah saldo bank : Setoran atau penerimaan perusahaan yang sudah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dicatat bank, misalnya : Setoran dalam proses Penerimaan tagihan belum disetor ke bank Kesalahan bank mencatat pengeluaran perusahaan terlalu besar. Kesalahan bank mencatat penerimaan perusahaan terlalu kecil. b. Mengurangi saldo bank : Pengeluaran yang sudah dicatat oleh perusahaan tetapi belum dicatat oleh bank, misalnya : Cek dalam peredaran Kesalahan bank mencatat pengeluaran perusahaan terlalu kecil. Kesalahan bank mencatat penerimaan perusahaan terlalu besar. Contoh 1: Ilustrasi penyusunan rekonsiliasi bank, yang dibuat oleh UD. PUJASARI : Contoh 2 : Ilustrasi penyusunan rekonsiliasi bank, yang dibuat oleh PT. Lintang Jaya, dengan transaksi sebagai berikut : Pada tanggal 31 Mei 2007 saldo kas bank menurut  catatan  PT. Lintang Jaya menunjukan jumlah sebesar Rp 105.500.000,00. Saldo menurut rekening koran yang diterima dari bank pada tanggal tersebut menunjukan jumlah sebesar Rp 127.000.000,00. Setelah diadakan penelitian, perbedaan tersebut disebabkan hal-hal sebagai berikut : Dua lembar cek senilai Rp 48.750.000,00 yang telah dikeluarkan oleh PT. Lintang Jaya, oleh penerimanya belum diuangkan ke bank. Setoran dari debitur perusahaan sebesar Rp 13.950.000,00 melalui bank untuk membayar hutangnya baru diketahui perusahaan setelah menerima rekening koran bank. Setoran perusahaan sebesar Rp 12.000.000,00 yang dilakukan tanggal 31 Mei 2007 belum terdapat dalam rekening koran bank. Cek senilai Rp 8.000.000,00 yang diterima dari seorang debitur perusahaan dan telah disetor ke bank dikembalikan oleh pihak bank karena tidak cukup dana. Cek senilai Rp 15.000.000,00 yang ditarik oleh Bintang Jaya telah di debet pihak bank ke rekening PT. Lintang Jaya. Penarikan cek sebesar Rp 30.550.000,00 untuk membayar hutang kepada UD. Harapan, telah dibukukan oleh perusahaan dengan jumlah Rp 25.150.000,00 Bank telah mendebet perusahaan untuk beban administrasi bank sebesar Rp 1.800.000,00 dan mengkredit untuk jasa giro sebesar Rp 1.000.000,00. Hal tersebut baru diketahui setelah menerima rekening koran. ILUSTRASI PENYUSUNAN REKONSILIASI PT "LINTANG JAYA"     EVALUASI Soal Evaluasi : Pilihlah jawaban yang paling benar. 01. Berikut ini termasuk unsur kas, kecuali ... A. Uang logam B. Cek dari langganan C. Cek mundur D. Rekening giro di bank E. Uang kertas 02. Pembelian materai, pranko dan benda pos lainnya akan dicatat dalam A. Buku Kas Bank B. Buku Kas Kecil C. Buku Persediaan D. Buku Perlengkapan E. Buku Suplies 03. Yang tidak termasuk ke dalam  komponen kas A. Uang Logam B. Uang dalam valuta asing C. Simpanan giro D. Simpanan deposito E. Travelers Check 04. Transaksi yang berhubungan dengan mutasi kas, untuk pertama kali akan dicatat dalam A. Buku Kas B. Buku Besar C. Buku Pembantu D. Buku Bank E. Buku Jurnal 05. Membuka perkiraan kas bank dan kas kecil sifatnyaHanya diperbolehkan untuk perusahaan besar A. Hanya diperbolehkan untuk perusahaan besar B. Perusahaan kecil tidak boleh C. Wajib bagi perusahaan besar dan kecil D. Boleh dilakukan setiap perusahaan E. Dilarang dilakukan oleh setiap perusahaan 06. Faktur pembelian barang dagangan tunai akan dicatat oleh bagian akuntansi A. Kas debet – Penjualan kredit B. Pembelian debet – Kas kredit C. Penjualan debet – Kas kredit D. Kas debet – Pembelian kredit E. Hutang debet – Kas kredit 07. Pencatatan setoran uang ke bank oleh perusahaan dicatat dalam A. Jurnal umum B. Jurnal memorial C. Jurnal penerimaan kas D. Jurnal pengeluaran kas E. Jurnal kas 08. Apabila kas menurut perusahaan tidak sama dengan saldo menurut rekeing koran bank, maka yang harus dilakukan adalah A. Membuat jurnal koreksi B. Membuat jurnal penyesuaian C. Mengoreksi catatan rekening koran D. Mengoreksi catatan perusahaan E. Melakukan rekonsiliasi bank 09. Hal-hal yang menyebabkan ketidak cocokan saldo kas dengan saldo menurut rekening koran bank disebebkan, kecuali A. Deposit in transit B. Out standing check C. Pendapatan bunga bank D. Beban administrasi bank E. Beban  telpon 10. Untuk penyesuaian rekonsiliasi bank, saldo menurut rekening koran harus ditambah A. Deposit in transit B. Out standing check C. Pendapatan bunga bank D. Beban administrasi bank E. Beban telpon 11. Untuk penyesuaian rekonsiliasi bank, saldo kas menurut perusahaan harus ditambah A. Deposit in transit B. Out standing check C. Pendapatan bunga bank D. Beban administrasi bank E. Beban telpon 12. Pembelian tunai salah dicatat oleh perusahaan, maka saldo yang harus dikoreksi dalam rekonsiliasi bank A. Saldo menurut rekening koran B. Saldo buku kas menurut perusahaan C. Saldo buku kas perusahaan dan saldo rekening koran dikoreksi D. Saldo buku kas perusahaan dan saldo rekening koran tidak dikoreksi E. Jurnal pembelian 13. Cek yang telah dikeluarkan perusahaan tetapi sampai dengan rekening koran dibuat oleh bank belum dicairkan ke bank oleh pemegangnya, disebut A. Cek mundur B. Cek kadaluarsal C. Treveler check D. Cek dalam peredaran E. Deposit in transit 14. Di bawah ini beberapa prosedur pengeluaran kas yang dapat menghasilkan pengendalian kas yang baik, kecuali A. Setiap pengeluaran harus dilakukan dengan cek B. Setiap pengeluaran harus disetujui oleh yang berwenang C. Setiap pengeluaran harus disetujui oleh kasir D. Kasir tidak boleh merangkap sebagai pemegang buku pengeluaran  kas E. Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil menggunakan dana kas kecil 15. Hal berikut ini tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian A. Cek dalam peredaran B. Kesalahan pencatatan oleh  perusahaan C. Jasa giro dalam rekening koran yang belum dicatat perusahaan D. Beban administrasi dalam rekening koran yang belum dicatat perusahaan E. Kesalahan membukukan oleh bank